Duplicate invoice control: English for AP Accountant

1. เข้าใจงานนี้ก่อน

Duplicate invoice control เป็นหัวข้อสำคัญของ AP Accountant. เป้าหมายคือทำงานให้ถูกต้อง ตรวจสอบย้อนกลับได้ และสื่อสารสถานะได้ชัดเจน

2. ประโยคหลักที่ควรพูดได้

Routine: For duplicate invoice control, we normally check invoice number, amount, vendor, and reference before posting.

Request: Could you please check invoice number, amount, vendor, and reference before posting and share the duplicate-check report and invoice image for review?

Risk: The main concern is that the company may make a duplicate payment.

Manager: The conclusion should be supported by the duplicate-check report and invoice image before final approval.

3. Grammar ที่ใช้

Present Simple สำหรับ Process, Present Continuous สำหรับ Status, Present Perfect สำหรับ Completion, Could you please สำหรับ Request และ because/due to สำหรับอธิบายสาเหตุ

4. เทคนิคจำ

จำด้วย 4 คำถาม: What is the item? → What is the issue/status? → What evidence do we have? → What is the next action?

5. เตรียมสัมภาษณ์

ฝึกพูดว่า “When I handle duplicate invoice control, I first review the duplicate-check report and invoice image, then I check invoice number, amount, vendor, and reference before posting.” จากนั้นเติมเหตุการณ์จริงและผลลัพธ์

สรุป

หลังจบบทนี้ควรอธิบาย การควบคุมใบแจ้งหนี้ซ้ำ ได้ทั้ง Process, Status, Risk, Request และ Interview answer