Payment run preparation: English for AP Accountant

1. เข้าใจงานนี้ก่อน

Payment run preparation เป็นหัวข้อสำคัญของ AP Accountant. เป้าหมายคือทำงานให้ถูกต้อง ตรวจสอบย้อนกลับได้ และสื่อสารสถานะได้ชัดเจน

2. ประโยคหลักที่ควรพูดได้

Routine: For payment run preparation, we normally review due invoices and prepare the payment proposal.

Request: Could you please review due invoices and prepare the payment proposal and share the AP aging and approved payment schedule for review?

Risk: The main concern is that critical suppliers may not be paid on time.

Manager: The conclusion should be supported by the AP aging and approved payment schedule before final approval.

3. Grammar ที่ใช้

Present Simple สำหรับ Process, Present Continuous สำหรับ Status, Present Perfect สำหรับ Completion, Could you please สำหรับ Request และ because/due to สำหรับอธิบายสาเหตุ

4. เทคนิคจำ

จำด้วย 4 คำถาม: What is the item? → What is the issue/status? → What evidence do we have? → What is the next action?

5. เตรียมสัมภาษณ์

ฝึกพูดว่า “When I handle payment run preparation, I first review the AP aging and approved payment schedule, then I review due invoices and prepare the payment proposal.” จากนั้นเติมเหตุการณ์จริงและผลลัพธ์

สรุป

หลังจบบทนี้ควรอธิบาย การเตรียมรอบจ่ายเงิน ได้ทั้ง Process, Status, Risk, Request และ Interview answer